En los 10 años desde su existencia, Design Sprint ha mostrado ser un método integrado y accesible que permite a muchos tipos de equipos y organizaciones aplicar un proceso de Diseño acotado a las restricciones de tiempo que muchos proyectos tienen. Que más organizaciones hagan Diseño suena a una idea genial, pero desafortunadamente la mayoría de los Design Sprints se hacen mal. En este programa vamos a hablar de qué es un Design Sprint y cómo se hace, ahora si, bien.
Contexto
Es el año 2010. En términos de tecnología, esto es como la edad media. El iPhone tenía ya un par de años en el mercado, igual que Facebook. En esta época todos mis clientes querían que les hiciéramos un “como Facebook” pero de su marca.
Google tenía una aceleradora en San Francisco, llamada Google Ventures. Este equipo fue responsable de crear marcas como Nest, una marca de termostatos y cámaras inteligentes; y una marca de café llamada Blue Bottle, muy popular en California. Su trabajo obviamente era encontrar nuevas áreas de innovación en las que Google pudiera invertir.
En ese equipo trabajaba Jake Knapp. Jake había estado trabajando en un producto muy exitoso, un producto que se llamaba Microsoft Encarta. Jake cuenta que en ese producto se encontró por primera vez con la burocracia organizacional y la frustración que crea. Jake salió de Microsoft y cayó en Google, en Gmail.
Ahora, Google tiene esta famosa regla de que el 20% del tiempo tienes que trabajar en algo tuyo. Jake estaba trabajando en una herramienta de co creación llamada Google Meeting. Se juntó con un par de Googlers más e hicieron un ejercicio de prototipar algo. Ese algo eventualmente se convirtió en Hangouts.
Todo esto se los cuento para que ubiquen el nivel de Jake, y que él no es sólo un vato que escribió un libro. Es importante entender a la persona que define algo, para entender su intención detrás de la definición.
Jake luego comenzó a trabajar en un concepto de Checklists, de tareas. Jake estaba obsesionado con crear un checklist de cosas que hacer al principio de un proyecto ¿Qué tiene que entrar? ¿Qué no?
En 2010 decidió aplicar su experiencia de “prototipemos” a su idea del checkist. Hizo un checklist de actividades y la prototipó con el equipo de Gmail. A este checklist le llamó un “Design Sprint”.
Jake dice que después de ese primero, terminó haciendo 25 Design Sprints más con otros equipos, luego integrándose a Google Ventures y haciéndolo con Startups. Para 2016 estaban haciendo 100 Design Sprints al año y en cada iteración perfeccionaba este checklist.
Este checklist, del que podemos leer en el libro de Jake: Sprint, es lo que está detrás del popular Design Sprint. Una receta perfeccionada a lo largo de más de una década para crear ideas que funcionan.
El tema es que esta es una receta exacta. Jake ha dedicado tiempo en escojer qué hacer, cómo, cuánto tiempo, con cuántas personas. Hoy en día, veo que le dicen Design Sprint a cualquier reunión pitera de dos horas. Pero por eso es importante el contexto. Design Sprint es una receta que tiene nombre y apellido, denominación de origen. No cualquier cosa se puede llamar Design Sprint.
Definición
OK, Design Sprint es una actividad colaborativa en la que un equipo de 5 a 7 personas buscan resolver un gran reto. 7 es suficientemente diverso y más gente puede alentar un poco el proceso, pero Jake dice que es adaptable.
Lo único que si o si tiene que ser, es que haya personas que “pueden tomar decisiones”, o sea que haya un jefe, pues. En mi experiencia, este es de los principales problemas.
Los jefes parecen tener siempre mucho tiempo para tener muchas juntas de estrategia inútiles dónde no llegan a nada, pero por alguna razón, todos escupen su café cuando les dices que necesitas una semana de su tiempo para definir el futuro de su compañía.
Esta es una de las razones por las que Design Sprint no se ha adoptado muy bien en América Latina. La idea jerárquica que tenemos en las organizaciones, y la idea de que el tiempo de los jefes es demasiado valioso como para idear y prototipar con sus equipos, cuando son ellos los que van a tener que dar el visto bueno a la idea. Pero bueno, sigamos con el proceso.
Design Sprint es una lista de actividades que se hacen en 5 días:
Lunes: Mapa – Se trata de mapear toda la información acerca de un problema. Lo que sabemos del cliente y el contexto en el que se van a enfocar el resto de la semana
Martes: Bocetos – Se trata de idear soluciones al problema definido el lunes. Jake tiene varios ejercicios que se hacen de manera individual, pero con una sensación colaborativa, porque eso despierta un sentido de competitividad entre los participantes.
Miércoles: Decidir – Vemos todas las ideas del día anterior y elegimos. Aquí agrega valor que esté el jefe, porque puede ver TODAS las ideas, no solo las que sus allegados le acercan. El tomador de decisiones elige ideas que vale la pena explorar.
Jueves: Prototipado – Este es el día más importante, y el que todos se brincan. Este día tiene un soporte psicológico: Enseñarle al equipo a construir cosas que vamos a deshechar. Estamos tan convencidos de que todo lo que hacemos tiene que servir, que los equipos activamente evitan el mindset de exploración y aprendizaje, porque se asume como que tirar algo a la basura es porque está mal, no porque ya cumplió su misión de aprender.
Viernes: Pruebas – Salimos a la calle, o invitamos a gente REAL y probamos nuestro prototipo, simulamos cómo va a funcionar y eso nos ayuda a no tener que hacer conjeturas de si algo va a funcionar o no y a tener experiencia real.
Design Sprint tiene múltiples beneficios, no solo es el proceso que han seguido productos como Uber, Nest, Stripe, Slack. Ya saben, esas empresuchas que valen miles de millones. Entonces sabemos que el método funciona. Design Sprint está diseñado para poder atacar de frente el tema de la incertidumbre: No sabemos cómo hacer algo, hagamos una versión y aprendamos de ella.
Podemos hacer el trabajo de meses en una semana, y aprender de eso.
Eso es lo que en mi cabeza no termina de hacer sentido. Los Directivos están dispuestos a perder fortunas, trabajando por meses en ideas que quién sabe cómo funcionan, pero les dices que vas a trabajar una semana y te miran como si fueras de otro planeta.
Eso es Design Sprint, una herramienta para enfrentar de manera colaborativa la aversión al riesgo. Juntarnos a entender un problema, idear soluciones, elegir, prototipar, evaluar y aprender. Por eso es un Sprint. Es una carrera, es un periodo de generar tanto aprendizaje como pueda ser posible en una semana de trabajo.
¿Cómo se hace?
Como platicamos en el contexto. Design Sprint nació como un checklist, y cada minuto de cada día está cuidadosamente cronometrado, porque como ya platicamos, Jake tuvo años y cientos de Sprints para perfeccionarlo junto con su equipo.
Todo el material de Sprint es GRATIS y accesible de manera pública en la página del libro: https://www.thesprintbook.com/the-design-sprint
-Cada día tiene un checklist-
Design Sprint es una receta de cocina. Para que sea un Design Sprint, tienes que seguir este checklist.
Puedes hacer sustituciones, como en cualquier receta, pero no debe sorprenderte cuando el resultado no sea Uber o Nest.
En la página también vienen templates y guías en video. De hecho, desde que empezó la pandemia, también hay una versión Remota OFICIAL del equipo en Mural y Miro, con actividades especialmente pensadas para funcionar en una video llamada.
Vamos a simular un Design Sprint.
Primero, todo Design Sprint tiene un “Sprint Master” que es el responsable de moderar la sesión, gestionar el tiempo y hacer que el equipo haga lo que tiene que hacer. Ese Sprint Master puede apoyarse de co facilitadores cuando son grupos grandes.
Luego, alguien tiene que ser el “Decididor”, el jefe, el que cuando haya que atender una disyuntiva, alguien pueda dar una opinión que no está abierto a debate.
También, el día 1, se suele contar con el apoyo de expertos ajenos al equipo, que aportan un mayor entendimiento y aprendizaje del contexto del cliente; y también considerar poder tener usuarios con quienes hacer pruebas el día 5.
Antes de arrancar el día 1, es necesario hacer preparación. Se tiene que preparar el ejercicio, se tienen que hacer presentaciones sobre todo lo que se sabe del cliente, del contexto, del problema, de la competencia, y los expertos también pueden hacer presentaciones. Es importante tener la logísica antes.
Entonces. Ahora si, empezamos el día 1. Ya estamos todos los que tenemos que estar.
Nos presentamos, explicamos el ejercicio, y comenzamos la sesión estableciendo un objetivo ¿Para qué estamos aquí? ¿Cuál es el impacto que esperamos que tenga esta sesión? ¿Qué preguntas esperamos poder contestar a lo largo de los días que abarca la sesión? Esto de manera colaborativa, es decir, todos aportan ideas y luego votamos en las que todos estamos de acuerdo.
Luego, hacemos tiempo para hacer las presentaciones del contexto y los equipos. La idea es que mientras están escuchando o interactuando, los integrantes vayan escribiendo posibles retos o “How Might We”. Por ejemplo, si el Design Sprint se trata de, no sé, Crypto, y el experto está hablando de las barreras que la gente tiene para adoptarla, los que están escuchando anotan “Cómo podríamos hacer para superar la barrera X en la adopción de crypto para X perfil de usuario”
Al terminar esa ronda de entrevistas, todo el equipo agrupa y vota por los mejores How Might We, que establecen el reto que se va a resolver el resto del ejercicio.
El día 1 lo cerramos haciendo un Mapa (el día se llama Mapeo) del problema. Indicamos los actores que participan en el problema, los distintos tipos de perfiles, los pasos, el punto de dolor que se ha identificado, y se contextualiza qué parte del problema busca resolver el How Might We que elegimos. El Decididor puede romper empates sobre dónde debería enfocarse el equipo o escoger el perfil de cliente más relevante.
El día 2. El día se trata de idear, de generar muchas ideas para que podamos escoger.
Lo primero es una sesión de inspiración. Cada quién tiene que buscar ideas, productos, servicios, herramientas, referencias, frases, videos o cosas que nos ayuden a inspirarnos de soluciones que atacan el problema que estamos queriendo resolver. El proceso nos invita a pensar fuera de nuestra industria o segmento.
Todos presentan sus referencias y conceptos y esto nos sirve como calentamiento para el foco del día.
El equipo de Design Sprint recomienda que este sea un ejercicio individual, y que se haga en papel físico. El ejercicio consiste en empezar a generar ideas, pero queremos cantidad. Las mejores ideas nunca son las primeras que se ocurren. Necesitamos descartar cosas obvias. El ejercicio que nos permite hacer eso es el famoso Crazy 8. Se trata de tener 8 ideas en 8 minutos. La presión de tiempo y el volumen de ideas te obliga a rascarle a cosas locas.
En equipos que no están acostumbrados a pensar fuera de la caja, a veces es necesario hacer varios de estos ejercicios, para ir entrenando ese pensamiento creativo.
Toda esta actividad debería terminar con un “boceto” que muestra el producto y un contexto de uso, como una pequeña historieta.
Comenzamos el día 3 con lo que se llama “El museo de arte” dónde el equipo presenta sus bocetos y sus historietas y el equipo decide sobre las ideas que quiere comenzar a trabajar. Este es un día de definir y profundizar, porque tenemos que dejar todo listo para poder comenzar a prototipar el día 4.
Entonces en el día 3 hay 3 actividades improtantes, el museo, la votación de las ideas más viables, interesantes o deseables, en dónde además el tomador de Decisiones tiene “súper votos” que le permite escoger las mejores ideas de las mejores ideas, indicando qué se va a desarrollar.
El día 3 termina con los integrantes desarrollando la idea ganadora. Este desarrollo es para contestar la pregunta ¿Qué de esta idea es lo que vamos a prototipar? Tal vez quieres probar el aspecto más disruptivo de la idea, o un mensaje, o la parte que más dudas tienes de deseabilidad, o de saber si la idea potencialmente puede resolver la problemática. Cada integrante realiza un Storyboard o una historieta de qué va a prototipar y explica qué vamos a mostrar y qué vamos a aprender de mostrarlo.
El día 4 se trata de armar un prototipo. Lo padre es que puedes prototipar lo que quieras, puedes hacer un prototipo de un concepto, tal vez con slides que le vas a presentar al cliente, o puedes simular un roleplay del cliente llegando a un mostrador, o interactuando con un whatsapp para simular un chatbot.
El día 4 debe estar enfocado en construir, porque para eso el día 3 ya planeamos qué vamos a construir.
El día 5 es de evaluar ese prototipo, lo cual debería ser también algo decidido en el día 3. Si los últimos 2 días se ven más fáciles de explicar, es porque el trabajo más intenso se hace los días 1, 2 y 3. Se supone que el proceso ayude a que sea más sencillo, si se siente más fácil es porque lo estamos aplicando bien.
Esta es la receta de Sprint, que además ha sido ajustada por el propio equipo de GV, incluso haciendo las versiones remotas el año pasado.
El equipo original de GV comenzó a certificar en este proceso, y esos integrantes certificados o integrantes del equipo original que implementaba el proceso comenzó a evolucionar la práctica.
La Design Sprint Academy, por ejemplo, que tiene integrantes del equipo original de GV, hace poco hizo una iteración del proceso, recordándolo a 4 días, integrando los días 2 y 3 en un solo día
El equipo de Design Sprints interno de Google también tiene una versión del proceso que dura 3 días, integrando los días 1 y 2 en un día, los días 3 y 4 en otro y un último día para terminar el día 4 y el día 5.
Las ligas de estas variantes están en la descripción del video.
Ahora, hay otras versiones no oficiales. Porque obviamente cuando hay una receta original, hay gente que trata de crear sus propias versiones, incluso hasta Design Sprints inventados.
Y es que lo entiendo, en economías como la Latinoamericana, es difícil poner valor a ejercicios como este, cuyo principal valor es el de acelerar el aprendizaje por medio de construir y decidir de manera colaborativa.
En Latinoamérica no nos enfocamos en construir buenas ideas, nos enfocamos en construir las ideas que los jefes quieren. Hacer este tipo de sesiones se sienten inútiles cuando el jefe del jefe va a vetar el trabajo y a descartar la exploración o evidencia que tenga el equipo. O lo que les mencionaba del mindset de prototipar, los equipos se sienten incómodos haciendo cosas que están 100% construidas para desecharse.
Pero por alguna razón nadie se escandaliza de trabajar 6-8 meses en algo que no tienen idea de cómo va a funcionar o de si sirve. La cultura es extraña y por eso nuestra relación con Design Sprint es extraña.
Como sin duda vas a tener que hacer algún Frankenstein, porque seguramente no vas a aplicar el proceso como se debe (y como realmente da resultados) déjame enfatizar exactamente qué deberías estar buscando en un No Design Sprint para que al menos la esencia del concepto original prevalezca.
¿Para qué sirve?
Miren, lo menos importante del Design Sprint es el tablero, o el producto en sí.
Lo importante de un Design Sprint es el proceso.
- Es que el equipo SIENTA lo que se siente trabajar sobre data real, sobre un problema correctamente acotado, lo que se siente idear, decidir, prototipar y validar. Se trata de acercar estos conceptos a equipos que normalmente no hacen este proceso.
- Es que el equipo APRENDA que esto que hizo en una semana no es algo que se tiene que hacer en una ocasión especial. Definir una idea, construir un prototipo y validarlo es algo que se puede hacer en un par de días, no necesitan ser cosas de meses o de semanas. Imagínate que en un par de días puedes tener claridad de lo que vas a hacer en ves de pasar meses en la incertidumbre.
Cuando tu vayas a crear tu Frankenstein porque tu organización no quiere hacer el proceso “oficial” porque les “quita tiempo” de tener juntas pendejas por andar definiendo el futuro de su producto, tienes que tomar en cuenta que el objetivo es el proceso, no el entregable.
Si vas a hacer un Design Sprint de 2 horas, porque ese es el tiempo que pueden dedicar (been there) lo que tienes que idear es “¿Cómo hago que un equipo se familiarice con la idea de idear, definir y prototipar en 2 horas?” ¿Hay actividades que puedo hacer de 15 o 20 minutos para que lancen ideas, las voten y las prioricen?
Hay que abandonar la idea de que el resultado va a ser de la misma calidad que arroja EL Design Sprint. Obviamente en 2 horas no se hace el trabajo de 5 días (que 5 días ya es justo) entonces ¿Cómo podemos aportar el mayor valor con los recursos que tenemos?
Depende del equipo que estemos facilitando, tal vez lo más importante es aprovechar las actividades del día 1 para acercarlos a datos o problemáticas de clientes presentadas por expertos. Tal vez es la definición de un problema.
Yo he tenido que hacer No Design Sprints para que, por ejemplo, varias áreas se pongan de acuerdo en un problema en común. Entonces los dejo idear una protopersona, extrapolar problemas y luego categorizarlos y priorizarlos ¿Es el resultado ideal? No. Es UN resultado sobre el cual luego puedo soportar otras actividades, Si.
Yo cómo Diseñador soy responsable de entender que el Design Sprint es una navaja suiza. Es una herramienta compuesta de herramientas más pequeñas, y yo puedo adaptar esa herramienta para hacer que funcione con mi proceso de Diseño.
Quiero dejarlos con 2 moralejas:
- Si vas a participar en un Design Sprint, aguas con los Design Sprint piratas. No todos los ejercicios son iguales, ni todos saben llevar la sesión ni todas las sesiones son productivas. Es solo una herramienta, si el equipo no la aprovecha, si el facilitador no sabe aplicarla, no es más útil que tener un martillo y no saber cómo usarlo.
- Si vas a dar un Design Sprint, parte de los materiales oficiales. Tienes que apegarte lo más posible a la receta original o la receta de los expertos. Parte del ejercicio fuente y de ahí decides en qué enfocarte y que puedes recortar. Siempre ten claro cuál es tu objetivo de aplicar la herramienta y en función a eso adáptala. Solo ten presente que mientras que no se siga el proceso -como se debe- el resultado nunca va a ser el ideal.
Cierre
Vamos a dejarla ahí. Si aprendieron algo invítenme un café con la liga en la descripción, compartan este episodio a quien creen que puede servirle y déjenme un like y un comentario platicandome lo que aprendieron.
Háganme llegar sus dudas por acá, Twitter o Linkedin para contestarlas en las siguientes ediciones y no olviden revisar la descripción del video para notas y referencias.
Nos vemos el próximo miércoles y… Felices trazos.
Notas del programa
Product Design Sprint – 3 day structure
https://designsprintkit.withgoogle.com/assets/tools/Product%20Sprint%20Deck%20-%203-Day%20Template.pdf
Design Sprint 3.0 (4 días)
https://medium.com/design-sprint-academy/design-sprint-3-0-1fb49b9889e2
⚡️ Remote 5-Day Design Sprint
https://miro.com/templates/official-remote-5-day-design-sprint/
The Design Sprint
https://www.gv.com/sprint/
The Remote Design Sprint Guide
https://www.thesprintbook.com/articles/remote-design-sprint-guide
DESIGN SPRINT & THE INNOVATION COOKBOOK
https://design-sprint.com/jake-knapp-itoday-design-sprint-the-innovation-cookbook/
